30. 10. 2023   PhDr. Vojtěch Bednář

Když vedoucí projektového týmu, který pracoval na novém výrobku v české pobočce nadnárodní společnosti, tragicky zahynul při autonehodě v zahraničí, byla většina jeho kolegů právě na dovolené. Přesto se tuto zvěst dozvěděli již druhý den a začali velmi aktivně řešit, co bude dál. Novým šéfem, přinejmenším dočasným, se stal zástupce zesnulého. Jenže ten, i když odborník ve svém oboru, nikdy žádný tým neřídil a po pravdě řečeno, neměl představu, co udělat jako první.

Vynechám osobní peripetie a přikročím rovnou k tomu, co je nejdůležitější říct. Co by měl člověk v takové situaci – na pozici někoho, kdo právě nečekaně a taky nechtěně „zdědil“ funkci dělat? Kroky jsou následující a říkám mu „První pomoc bezhlavému týmu“.

• Nový vedoucí má velmi krátký čas, který by si měl ponechat „pro sebe“ a velmi důkladně zvážit, zda se své role ujme, nebo ne. Pokud se rozhodne že na ni nemá, nebo ji nechce vykonávat, je právě a jedině teď příležitost předat ji někomu jinému. Jakmile začne vykonávat aktivní kroky, tato příležitost zmizí a lavírováním nad funkcí by týmu pouze ublížil.
• Nový vedoucí zajistí, aby byli všichni, kterých se to týká, tj. členové týmu a jeho nejbližší spolupracovníci informováni o tom, co se stalo, a aby se, pokud je to možné, všichni setkali nad tématem organizace další práce. Toto setkání by se mělo konat v krátkém odstupu poté, co se dozvěděli o události, ne však ihned. Pokud tým pracuje na kritické činnosti, je možné i ihned.
• Nový vedoucí na setkání, kde jsou všichni zopakuje, co se stalo (přílišné detaily netřeba od toho jsou jiné kanály), a zejména to, že novou autoritou v týmu je nyní on. Pokud je nominován pouze dočasně, což je v praxi časté, měl by říct, jak dlouho bude pozici vykonávat. Nezná-li přesné datum, pak alespoň časová rozsah. Měl by působit jasně, konstruktivně, přiměřeně sebejistě. Je možné říct, že události námi všemi otřásly, že nás pochopitelně mrzí, ale současně že je potřeba se soustředit na další práci.
• Nový vedoucí informuje své kolegy o tom, co od nich nyní očekává. Je-li to možné, zopakujeme hlavní činnost každého jednoho člena týmu. Dobrou praxí je zopakovat poslední úspěšný krok nebo vykonanou činnost projektu předtím, než došlo ke ztrátě nadřízeného, a to jak týmu jako celku, tak konkrétních pracovníků. Ve většině případů od spolupracovníků očekáváme hlavně to, že budou fungovat jako doposud.
• Současně sdělí, že nová situace bude samozřejmě vyžadovat změny a posuny v organizaci práce a že by se na ně měli zaměstnanci připravit. Čím menší změny to – v krátkém horizontu – budou, tím lépe.
• Nový vedoucí požádá své spolupracovníky o podporu, spolupráci a přinejmenším v počátcích o shovívavost, protože je v situaci nový. Současně je ujistí, že udělá vše, co je v jeho silách, aby se nastalou situaci podařilo zdárně překonat.

Takto koncipovaný vstup působí dostatečně pietně, dostatečně stabilizačně a otevírá cestu k dalším krokům, které můžeme podnikat v následujících dnech a měsících. Je třeba si uvědomit, že pro akceptaci autority nového vedoucího podřízenými je stěžejní hlavně 2-4 týden poté, co převzal vedoucí pozici. Během této doby je nezbytné, aby byl mezi svými zaměstnanci přiměřeně vidět, plnil vše, co předsevzal, ale současně se nedopouštěl velkých zásahů nebo změn v dosavadním fungování týmu. Během této doby by nový šéf měl

• Stanovit svůj „osobní cíl“ – tedy bod, do kterého chce projekt, tým a organizaci dostat za dobu svého působení v roli autority. Stanovovat ho hned na začátku by bylo nejenom neproduktivní, ale přímo škodlivé a nedoporučujeme to.
• Najít a určit svého nejbližšího spolupracovníka, pokud není určen strukturou firmy nebo organizace. I pokud je, je dobré vědět, na koho se můžeme obrátit v problémových situacích a kdo bude, případně, našim jak zástupcem, tak nástupcem.
• Dostatečně sebe, ale i své kolegy, za zvládnutí mimořádně stresujícího období odměnit. Všichni si to zaslouží.

Přejeme vám, abyste se do takové situace nikdy neodstáli a „první pomoc“ nepotřebovali. Pokud se přesto něco podobného stane, obraťte se na nás. Rádi vám pomůžeme.