22. 10. 2012 PhDr. Jan Drahoňovský
Jistě se vám už někdy přihodilo, že jste odcházeli z porady naštvaní k nepříčetnosti, ačkoli se původně mělo jednat jen o rutinní jednání. Anebo naopak znudění a znechucení z promarněného času. Správně vést poradu je dovednost, kterou byste rozhodně neměli podcenit.
Porada je setkání zaměstnanců, kde se probírají otázky, které je dobré probrat společně a veřejně. Porad, schůzí a komisí je mnoho druhů. Liší se tím, kdo je pozvaný (zdali jen úzký okruh lidí, jedno pracoviště, popř. celý podnik), také frekvencí (od denních přes týdenní, měsíční až po půlroční) a tím jak dlouho trvají (nejkratší mohou mít okolo pěti minut, horní hranice není přesně stanovena, výjimkou bohužel není ani pět hodin). Ale tímto se nebudeme zaobírat, to si musí rozhodnout každý vedoucí pracovník sám za sebe, jak často, s kým a jak dlouho se chce setkávat. Zaměříme se spíše na otázku, k čemu by vlastně porada měla vést a jaký by měl být její průběh.
Nejprve se podíváme, jak by to opravdu nemělo vypadat. Existuje několik patologických druhů porad, které jsou naprosto kontraproduktivní, ale bohužel nikoli výjimečné. Níže uvedené už vlastně nelze považovat za porady v pravém smyslu slova, protože krom negativních emocí u zúčastněných osob nevedou zhola k ničemu:
Židovská škola: Zaměstnanci mluví jeden přes druhého, skáčí si do řeči, nemá to žádný směr a cíl. Výsledkem je obvykle zmatek a frustrace, z takovéhle porady nejsou zaměstnanci o nic moudřejší než byli před ní.
Mafiánské jednání: Přetahování o moc v čiré podobě. Zatímco se naoko řeší pracovní úkoly, ve skutečnosti se pouze každý snaží získat nějakým způsobem vrch nad ostatními, tzn. že účastníci nespolupracují, ale osočují se a hází si klacky pod nohy.
Skupina schizofreniků: Všichni jsou pasivně staženi do sebe, neprojevují se, ani není jasné, zda-li poslouchají. Vedoucí mluví spíše sám pro sebe než k ostatním, pokud se zapojí i ostatní, potom spíše rušivým nekonstruktivním způsobem.
Sraz důchodců: Porada tohoto typu se nese v duchu bezobsažného tlachání, které nevede nikdy k žádnému rozhodnutí, spíše se lamentuje nad stavem věcí a vzpomíná, jak to bylo dříve fajn.
Psychoterapeutická skupina: Namísto pracovních záležitostí se řeší spíše osobní život zúčastněných a stále dokola se omílají jejich vzájemné vztahy, kdo s kým je v konfliktu, kdo koho zklamal apod.
Pokud vás napadlo, že nejlepším řešením je nemít porady žádné, mýlíte se. Lidé mají tendenci se shromažďovat a probírat věci. Pakliže to neuděláte institucionalizovaně, budou se setkávat živelně mezi sebou a výsledkem bude pouze výrazné odcizení vedení a řadových pracovníků.
Co tedy udělat pro to, aby byly porady funkční? Prozradím vám pár dobrých zásad, kterými rozhodně nic nepokazíte:
V prvé řadě byste si měli ujasnit, proč se vlastně chcete s těmi lidmi setkat. Měl by pro to existovat nějaký dostatečně dobrý důvod. Nemusíte k tomu mít celou řadu důvodů, stačí klidně jeden, ale musíte v tom mít sami pro sebe jasno. Jestliže víte proč, máte z půlky vyhráno.
Porada by měla mít nějaký řád: Je tedy vhodné vyhradit jí pravidelný čas a stanovit, jak dlouho bude trvat. Pokud není časově ohraničená, budou někteří zaměstnanci napjatí, jak dlouho tam ještě mají sedět. Též byste měli mít nachystaný seznam bodů, které chcete probrat.
Měla by respektovat lidskost: Podle některých výzkumů se člověk dovede soustředit na jednu věc zhruba 25 minut. To by pro vás mělo být hrubé vodítko, jak dlouho se zaobírat nějakým tématem. Pokud z nějakého důvodu musí porada přesahovat tři čtvrtě hodiny, je vhodné udělat alespoň pětiminutovou přestávku. Osobně bych se ale přikláněl spíše ke kratším poradám s větší frekvencí než k monumentálním blokům jednou za čas.
Účastníci by měli pocítit sounáležitost, tedy zažít vědomí, že jsou všichni na stejné lodi, a že je pro vás důležité, že tam jsou.
Porada by neměla být v žádném případě nudná a suchopárná, ale naopak záživná. Praxe některých vedoucích, kteří si rádi do svých zaměstnanců rýpnou, aby je vytrhli z letargie, není ovšem úplně nejvhodnější. Pokud máte dojem, že porady jsou nezáživné, měli byste se zamyslet nad tím, zda-li je nezkrátit, popř. nesnížit jejich frekvenci.
Porady by též měly být pro účastníky bezpečné, tzn. že tam mohou beztrestně říci svůj názor. Pokud na poradu chodí lidé neradi a se strachem, “co zase bude”, je něco špatně. Taková porada prakticky postrádá smyslu.
Příště si povíme, co by na poradě určitě mělo zaznít.
Tímto tlačítkem nám dáte vědět, že se vám článek líbil. Nejde o sdílení na sociálních sítích.
