18. 2. 2013   PhDr. Vojtěch Bednář

Zadávání úkolů podřízeným je náročná disciplína, která má svá striktně daná pravidla, a pak poměrně velký prostor pro vlastní intuici, zvyklosti, tradice a samozřejmě přizpůsobení se situaci, okolnostem i tomu, komu úkol zadáváme.  Správné zadání úkolu se v personálním vedení podstatným způsobem podílí na tom, zda je náš úkol podřízeným splněn, a samozřejmě, zda je splněn způsobem, kterým očekáváme v parametrech (kvalitativních, časových), ve kterých jej požadujeme. Protože platí obecná zásada, že nadřízený ručí za své podřízené, měli bychom takové „drobnosti“, jakou je právě zadávání úkolů věnovat vždy dostatečnou pozornost. Podívejme se, v několika základních pohledech, na to, jak by měl vypadat správně zadaný úkol.

Začněte u sebe

Může to vypadat trochu zvláštně, ale zadání úkolu nezačíná u člověka, kterému má být svěřen, ale u nás. Ještě předtím, než úkol zadáme bychom si jej měli pro sebe jasně formulovat a to na ose otázek co – jak – za jakých okolností (tj. za jakou cenu, dokdy, atp.). Pokud nedovedeme úkol zformulovat tak, aby na všechny tyto otázky odpovídal, nemá cenu jej komukoli zadávat, protože  je příliš vágní, a tedy buď nesplnitelný, nebo nekontrolovatelný.  Může to také znamenat, že úkol ještě nedozrál k tomu, abychom jej zadávali, případně, že se jedná o věc, kterou není vhodné či správné delegovat na podřízeného, a kterou bychom měli vykonat sami.

Pakliže máme úkol definován dle výše popsaných parametrů, bývá načase rozhodnout se, komu jej zadat. Pokud  je příjemce úkolu předem dán, jsme toho ušetřeni, a můžeme se soustředit na otázku, jak jej zadat, pokud ne, čeká nás velice zodpovědná volba, protože správný úkol zadaný špatnému člověku nejen, že nebude splněn, ale může jej demotivovat a výrazně poškodit. Pro volbu vhodné osoby pro splnění úkolu by zhruba mělo platit toto:

1. 1, daná osoba je kompetentní úkol splnit a my víme, že je toho schopna
2. 2, Pro danou osobu bude náš úkol představovat výzvu a pokud možno ne břímě
3. 3, úkol dané osobě moc nenaruší její stávající práci (nevykolejí ji).

V praxi je samozřejmě velmi těžké všechny tyto podmínky splnit, ale měli bychom se snažit jejich splnění  alespoň co nejvíce přiblížit, i když to není vůbec jednoduché.  Relativně nejdůležitější (po schopnosti dané osoby úkol splnit) je, aby pro ní nepředstavoval zbytečnou zátěž, a aby jej brala spíše jako motivační, než demotivační.

Tip: Zvládnete své úkoly? Objednejte si náš seminář efektivního managementu úkolů pro manažery

Jak zadat úkol?

Pokud máme jasno, můžeme přistoupit k samotnému zadání úkolu. Hlavním heslem je zde korektnost, rozhodnost a důvěra. Je-li úkol náročnější, je nejlepší zadávat jej osobně, pokud představuje velkou zodpovědnost, pak s písemným ověřením, které ale musí obsahově předně odpovídat tomu, co bylo zadáno ústně.

Úkol člověku, kterému jej zadáváme, sdělíme jasně, srozumitelně, a nikdy nezapomeneme na to, abychom jeho předmět nejméně jednou zopakovali. Je-li to vhodné, můžeme delegovanému vysvětlit, proč úkol svěřujeme právě jemu, nikdy by to ale nemělo mít charakter obhajoby. Místo toho bychom měli jasně a srozumitelně říct, že daný člověk má naší důvěru, a že bude schopen úkol splnit.

Tip: zadáváte-li komplikovanější úkol, chtějte po podřízeném, aby vám jeho zadání zopakoval formou parafráze. Je to mnohem náročnější, než prosté zopakování a zaručuje to, že dotyčný bude nad úkolem přemýšlet.

Aby byl úkol splněn, je potřeba mimo jiné to, aby měl člověk, kterému je zadán, jistotu okolností, a vztahu k němu. Pokud to není zcela zřejmé z něčeho jiného, měl by být součástí zadání úkolu i jasně daný postup jeho kontroly, odměna za splnění a trest za nesplnění. Zároveň by mělo být zřejmé, že i když člověku, kterému úkol svěřujeme, důvěřujeme, budeme jej kontrolovat. Pokud má úkol časový rozměr (nejzazší termín dokončení atd.), pak bychom měli  dát také najevo, že budeme kontrolovat už jeho postup v průběhu řešení. Předejdeme tím oblíbenému nešvaru zejména samostatných pracovníků odkládat řešení úkolů na poslední chvíli.

Jasný a transparentní

Při zadávání úkolů se vyplatí být co nejvíce otevřený a transparentní, zadání ale není totéž, co vyjednávání a tak bychom pokud možno neměli sklouzávat k snaze si splnění úkolu na podřízeném vyprošovat. To ale neznamená, že bychom měli rezignovat na zpětnou vazbu, právě naopak.

Jak zadáme úkol, neovlivní jen jak bude splněn, ale také, jak bude podřízený reagovat na každý další úkol, a to nejenom od nás. Proto bychom měli této činnosti věnovat velkou pozornost. Čím jednoznačnější jsme, tím lépe, nemělo by se ale stát, že sklouzneme do formalismu, nebo dokonce diktatury.

Tento text vyšel také v časopise Byzmag