5. 3. 2018   Mgr. Petr Hlušička

Co může vedoucí udělat proto, aby porada byla vnímána jako konstruktivně strávený čas a místo, kde můžeme nalézt podporu a řešení? Následující doporučení mohou zlepšit nejen jejich vnímání, ale i přístup lidí k nim.

 

 

Porady by měly být brány vážně a každý účastník by měl být plně připraven na plánovaná témata (předem stanovená vedoucím) a vyžádaná témata (body, které otevírají jednotliví účastníci). Správná schůzka musí být rychlá, efektivní a k věci. Schůzky by měly zaměřit naši pozornost na konkrétní cíle a společně stanovit další postup.

  Většina porad je neefektivní, protože jejich agenda není jasná a účastníci se příliš soustředí na co se odehrává na společenské úrovni, než na to, aby se soustředili na zadání a konkrétní řešení jednotlivých bodů.

Zásadní rozdíl mezi poradami je v jejich plánování, řízení a pravidlech. Pokud máte potíže s tím, aby vaše porady byly produktivní a lidé je vnímali jako konstruktivní, tak zde je několik doporučení, jak je vést.

Plánování – jasně definujte agendu

Předem stanovte témata, která potřebujete otevřít nebo vyřešit. Dopředu se domluvte s účastníky, zda mají téma či bod, který chtějí přednést. Zároveň by každý účastník měl být dopředu připraven na to, co se od něj očekává a co bude prezentovat.

Vyjasněte si očekávání

Na základě této agendy můžete předem stanovit předpokládané výstupy, kterých potřebujete dosáhnout. V rámci této přípravy musí být jasně vyjádřeny vaše očekávání pro každou osobu. Každý účastník by měl mít na poradě určitou roli a očekávat, že přispěje a "promluví" k danému tématu.

Účastníci by měli dopředu znát, jaké jsou tyto požadované výstupy z tohoto setkání a co se od nich u jednotlivých bodů čeká. Dáváte jim možnost se připravit a nachystat odpovídajícím způsobem tak, aby se věci mohli posunovat dopředu.

Mějte kontrolu nad průběhem

Naplánovaná agenda vám pomůže udržet směr porady, ale vy musíte mít kontrolu nad jejím průběhem a efektivitou. Porada by měla zůstat zaměřená na jednotlivé body na pořadu jednání.

Zbytečně nenechte rozvolňovat téma, zůstaňte soustředěni na cíle a podporujte efektivní dynamiku, abyste dosáhli požadovaného výsledku.

Závěr

Na konci porady dejte krátký prostor všem účastněným a jejich připomínkám a postřehům. Přimějte je naposledy se zamyslet nad jednotlivými body a efektivitou porady. Zároveň je to také čas pro ty, kteří neměli šanci se vyjádřit dříve.

 

PhDr. Vojtěch Bednář

PhDr. Vojtěch Bednář

Specializuji se na otázky vedení, motivování, řízení lidí ve firmách, vytváření a udržování firemní kultury. Učím manažery na všech úrovních pracovat s lidmi tak aby firmu vnímali jako součást svého života, aby jejich práce byla efektivní, smysluplná a naplňovala potřeby firmy i jich samotných.

více o autorovi
články autora

Mgr. Petr Hlušička

Mgr. Petr Hlušička

Odborný psycholog zabývající se především aplikovanou psychologií v oblasti lidských zdrojů.

více o autorovi
články autora

PhDr. Jan Drahoňovský

PhDr. Jan Drahoňovský

Psychologické poradenství v rámci firmy i osobního života, školení, semináře

Témata: Komunikační pasti a bariéry, přesilové hry a manipulace, stresové zatížení, propojení práce a osobního života, existenciální dilemata apod.

více o autorovi
články autora


© 2018 Firemní sociolog | ISSN 1805-6520