2. 12. 2012   PhDr. Jan Drahoňovský

Ve vašem životě zřejmě existovalo relativně dlouhé období, kdy jste vůbec žádné metody time-managementu nepotřebovali. Vzpomeňte si např. na situaci, když jste, coby dospívající, přemluvili dívku svých snů, aby s vámi šla na rande. Nepředpokládám, že byste si datum a čas rande zapisovali do diáře (zřejmě jste tenkrát ani žádný neměli). Prostě jste si to pamatovali! Ale nelze se spolehnout, že si takto spolehlivě budete pamatovat všechny úkoly, porady, obchodní schůzky a telefonáty, které se na vás v každodennosti pracovního dne valí. Bohužel, lidská paměť je vybavená úžasnou schopností soustředit se na záležitostí související s ohrožením a příjemným vzrušením. Ale většina pracovních úkolů bohužel nespadne ani do jedné z těchto kategorií. A v tom případě náhle přijdou vhod všechny ty drobné triky, jak přimět sebe sama k činnosti. A víc než to, jak nechat i velké věci, „aby se udělaly“. Tedy rozdělit si složité úkoly na dostatečně malé a zvládnutelné krůčky a jeden po druhém vykonat. Nic víc na tom vlastně není. 

Skutečně stojí za to si kolem sebe udělat pořádek, přerovnat všechny ty dopisy, poznámky, vzkazy, reklamní katalogy a e-maily ve schránce, spoustu z nich vyhodit a zbytek vyřídit. Pokud máte nepořádek okolo sebe, pravděpodobně máte nepořádek i ve své hlavě. Řešení je jednoduché - ukliďte jej (okolo sebe i v sobě). 

Každý z nás má sklony k pohodlnosti a zapadání do starých vzorců chování a metoda Davida Allena nabízí řadu chytrých řešení, jak sami sebe přelstít. Pokud na tuto chytrou hru se sebou samým přistoupíte, budete velmi překvapeni, co se bude dít. Je to podobné, jako když se řítíte dálnicí na superrychlé motorce v levém pruhu a máte pocit, že všichni okolo vás jenom stojí. 

Po čase se ale může dostavit zklamání, protože metoda GTD (getting things done) vám v mnoha případech nebude příliš k užitku, např. při některých typech jednání s lidmi. Dokonce se díky ní můžete dostat do pasti: Pakliže budete své úkoly stíhat velmi rychle a bravurně, dost snadno se může stát, že si naděláte mezi svými kolegy nepřátele. A vaši nadřízení vám rádi přidají další práci, když vám to tak hezky jde (ale peníze zpravidla nikoli). 

Další riziko nespočívá v metodě samotné, jako spíše v jejím zneužití, a sice v přemíře delegování. Někteří manažeři automaticky téměř všechno delegují směrem dolů. Jejich podřízení, povzbuzení jejich příkladem, v tom pokračují, až nakonec úkol skončí u nějakého trouby, který nemá kompetence ani pravomoci rozhodnout. To už je však samo o sobě patologický úkaz a vinit z toho Davida Allena je stejné jako vinit Alfreda Nobela, že se dynamitem zabíjejí lidé. 

Tato metoda je v mnoha ohledech velmi silná a dokonce jí lze přičíst v omezené míře i psychoterapeutické účinky. Ono je vážně někdy lepší odškrtnout si pár úkolů na seznamu, než se v sobě bezcílně rýpat a snažit se najít odůvodnění, proč se mi do něčeho nechce. 

Můžete si zavést systém týdenního hodnocení, systém tří šuplíků „hned“, „potom“, „někdy-možná“, kartotéku na úkoly, elektronické prográmky do počítače nebo do telefonu, povýšit svůj diář na pokročilý plánovací systém, naučit se pravidelně si „vyprázdnit hlavu“ a propojit pracovní i osobní sféru do jednoho světa. Můžete zavést jen několik málo zvyklostí a zcela jistě bude výsledek vaší práce lepší nebo aspoň budete mít lepší pocit. Ale jen, prosím, nespoléhejte, že GTD dá smysl vašemu životu nebo že vyřeší vaše problémy. Pokud vůbec nevíte, co si máte se svým životem počít, možná vám velmi pomůže zbavit se nevyřešených záležitostí okolo sebe. Základní problém za vás však nevyřeší. Stejně tak nezná odpověď na vztahové problémy na pracovišti, v určitých situacích může přílišné zaměření se na pracovní úkoly vše dokonce ještě zhoršit. 

Co říci na závěr? GTD je úžasná metoda i výzva, jak využít lépe a hospodárněji své schopnosti. Ovšem za předpokladu, že nebudete očekávat více, než je reálně možné. Mimo jiné je nutné se smířit s faktem, že (jakožto chybující člověk) stejně mít vše hotovo nikdy nebudete, ale je krásné se k tomuto ideálu alespoň pokusit přiblížit. 

Ať vám to tedy (vše) klape!