12. 1. 2015   PhDr. Jan Drahoňovský

V průběhu psaní seriálu o krocení času se na mě několik lidí obrátilo s dotazem, jestli existuje nějaký snadno aplikovatelný návod, jak toho za co nejkratší dobu zvládnout co nejvíce. Existuje skutečně?? A je funkční a univerzální?? Pokusím se na to odpovědět, ale předem varuji, že  není pro každého…

Jakožto psycholog bych se asi nejdříve zeptal, proč toho chtějí zvládnout co nejvíce co nejdříve, co si od toho slibují, popř. co se bude dít, až se jim to podaří. Tyto otázky byste si měli položit možná i vy… 

Ale dobrá, není pochyb o tom, že máte hodně práce, a že byste ji chtěli dělat efektivněji. Problém spočívá v tom, že snadno narazíme na naše fyziologické a psychologické limity - holt nejsme roboty (bohužel a bohudík). Pokud např. musíte odevzdat do týdne diplomovou práci, jinak vás vyrazí ze studií, holt budete pracovat  třeba 20 hodin denně a cpát do sebe různé drogy, abyste to vydrželi. Týden se dá zvládnout, ale dlouhodobě je takové tempo neúnosné a zcela jistě zaplatíte - svým zdravím. Jde nám tedy o trvale udržitelný systém výkonnosti. 

Předkládám tedy doporučený systém, jak zvládnout co nejvíce a přitom být v pohodě. Tento návod pravděpodobně  nepotěší dvě skupiny lidí: workoholiky a chronické lemply (tzv. prokrastinátory). Ty první už proto ne, neboť chtějí hlavně pracovat, a vnitřně je těší, když jsou zahlceni. Ty druhé zase proto, že tento návod je až příliš samozřejmý, kdežto oni  potřebují najít "zázračnou pilulku" na svou lenost. Přesto i těmto dvěma skupinám může článek otevřít oči. Předpokládejme,  že máte  svobodu volby pracovních činností. Připraveni? Jdeme na to:  

Ráno vstanete v 6 hodin (nemůžete-li dospat, klidně i dříve). Poté, co provedete hygienu a nasnídáte se, pustíte se NEPRODLENĚ do práce. Žádné brouzdání po novinkách.cz, žádné čtení e-mailů, apod. Pokud jste v zaměstnání, odpusťte si vysedávání u kávičky s kolegy. Jak víte, co máte dělat? Protože jste si to napsali večer na kus papíru nebo do svého zápisníku úkolů. Prosím, nechť první úkol, do kterého se pustíte, je tím nejdůležitějším! Mějte stanoveny maximálně tři nejdůležitější úkoly ("velké kameny"), často i jeden bude až až… Během dopoledne jsme na vrcholu našich biorytmů, využijme toho! (To samozřejmě platí za předpokladu kvalitního spánku.) Během této doby mějte vypnutý e-mailový klient (nebojte se, o nic nepřijdete), popř. jakékoli aplikace pro sociální sítě, které by vás snadno odvedly od práce. Pracujte pouze na jednom jediném úkolu, pokud možno tom nejdůležitějším z nejdůležitějších. Jak poznáte, který to je? Jednoduše tím, že když děláte něco jiného, máte neurčitý špatný pocit, že byste měli ve skutečnosti dělat TO. Jedná se  zpravidla o záležitost, kterou můžete udělat právě vy, a nikdo jiný. Pokud takovou věc neděláte, a naopak děláte z 90% činnosti, které může udělat kdokoli, měl by to být pro vás vážný důvod k zamyšlení! 

Pracujte v časových blocích 25 min. To je osvědčená doba, po kterou dokážete udržet pozornost u jednoho úkolu. Obzvláště, když se vám do úkolu nechce, pětadvacet minut jste většinou schopni překousnout, ne? Je to  praktické, protože prostým pohledem na hodinky máte přehled, jak dlouho ještě máte dělat, a kolik práce jste už (reálně) odmakali. Pokud budete skutečně soustředěně makat pouhou půlhodinu, uděláte toho pravděpodobně více, než když dvě hodiny budete "pracovat" za současného prohlížení facebooku a článků na internetu. A také vás to bude víc bavit, to vám garantuji! Nuže, po 25 minutách musíte udělat přestávku. Přestávka by měla trvat 5 min, což je akorát dostatečná doba dojít si na záchod, zalít si čaj nebo zacvičit si pár cviků z jógy (zase to neberte jako dogma, když o pár minut přetáhnete, taky se svět nezboří). Přestávky jsou  nezbytné, protože jinak pozornost začne těkat a produktivita jde prudce dolů, což platí zejména u kreativní duševní práce (při kosení louky klidně pokračujte, dokud máte sil). 

Tímto systémem vytvoříte od 6.30 do 11.00 osm jednotek intenzivní soustředněné práce (plus jedna jednotka jako rezerva na případné vyrušení), což jsou  čtyři hodiny  "díla". A tím se dostáváme k dalšímu psychologickému limitu, což jsou čtyři hodiny denně jako maximum naprostého soustředění. Ani virtuosové necvičí na svůj nástroj déle než čtyři hodiny denně, stejně dlouho trval i trénink Arnolda Schwarzeneggera. Náhoda? Ne, je to naše zděděné omezení. Naštěstí je spousta činností, u nichž se tolik soustředit nemusíme. Pokud pojedete tímto způsobem, zjistíte, že v 11 máte hotový nejdůležitější úkol dne nebo jste alespoň na něm udělali podstatný díl práce. Nyní si konečně dopřejte, co jste si tak dlouho odpírali, a pročtěte si e-maily. Odpovězte na ty, které vyžadují jen stručnou odpověď, u těch ostatních se rozhodněte, jestli znamenají úkol, nebo co s nimi vlastně provést. To vše v bloku 25 min. 

Nu a je tu přestávka na oběd. Užijte si ji  v klidu, s  vědomím, že jste ukousli velký díl koláče. Máte potřebu si popovídat s kolegy u kávy, abyste získali informace a udrželi dobré vztahy? Udělejte to po obědě - mezi dvanáctou a jednou! V tu dobu je tělo zaměřeno na zažívání, beztak v té době nic kloudně neuděláte, a kolegové to ocení, protože budou stejně leniví, jako vy. Jestliže si to můžete dovolit, klidně se na 20 minut natáhněte, ohromně tím sobě prospějete. Můžete si i zabrouzdat zbůhdarma po internetu (ale nepřehánějte to). 

Zbytek pracovní doby vyplňte prací na menších úkolech ("kamínky", "štěrk" a "písek"), které máte na svém seznamu ze včerejška nebo se nashromáždily během dneška (opět v blocích 25 min). Jste zavaleni úkoly? Nepanikařte! Zpravidla se dají přesunout na další dny. Úplně klidně dělejte jeden úkol po druhém, jako by se vás netýkaly, a nezapomeňte na pětiminutové pauzy. Co stihnete, to stihnete, zbytek si napište na druhý den do malých úkolů. A  velké kameny? Však už víte, nelze udělat vše naráz. Poslední půlhodinu pracovní doby si vyhražte pro zhodnocení dne. Pokud tento systém dodržíte, měli byste ze sebe mít mimořádně dobrý pocit a zároveň nebýt vyčerpaní. 

Pokud nemáte pevnou pracovní dobu, nebo jsou činnosti, které je nutno udělat až večer (např. některé telefonáty), můžete využít ještě druhý vrchol svých biologických hodin, který je okolo 17 nebo 18 h. (Ale pozor, zdaleka už nedosahuje maxima okolo 10 h!) A moc to s tou prací večer nepřehánějte, obzvláště jste-li ženatí a máte rodinu, abyste za pár let ještě měli makat pro koho…

Pokud pracujete z domova, můžete  snadno podlehnout pokušení pracovat v noci. Je spousta lidí, kteří tvrdí, že v noci udělají nejvíce. Nepodléhejte této iluzi! Pokud pracujete v noci, kdy budete spát? Dopoledne - když byste měli nejvíce sil? Anebo si ze spánku ukrojíte, protože to zvládnete? Ano, zvládnete, ale zaplatíte za to ztrátou kreativity a soustředěnosti. A dost možná, nevyspavše se řádně, uděláte zbytečné chyby. Ve skutečnosti je práce v noci přitažlivá z toho důvodu, že prakticky nehrozí vyrušení. Ale to se dá možná zařídit i během dopoledne, jenom chtít. Nezapomeňte, že se bavíme o trvale udržitelném pracovním režimu. (Ano, výjimečně to lze, ovšem pouze do 1 hodiny, protože potom jde křivka našich biorytmů prudce dolů a jen byste se trápili.)

Do tohoto modelu nezapomeňte zařadit také fyzické cvičení (procházky, kolo,  pilates, plavání, prostě cokoli), protože vaše tělo si to zaslouží, obzvláště když pracujete u počítače. 

A ještě jedna poznámka: Neděle by měla být skutečně volná. Ani Jaromír Jágr netrénoval ve svém vrcholném období více jak šest dnů v týdnu…

A to je vše, přátelé. Zdá se vám to prosté? Zdá se vám, že to nemůže fungovat? Zkuste to jediný týden a poté srovnejte se svým standardním týdnem, uvidíte sami.

 

Ať se vám dobře maká!

PhDr. Vojtěch Bednář

PhDr. Vojtěch Bednář

Specializuji se na otázky vedení, motivování, řízení lidí ve firmách, vytváření a udržování firemní kultury. Učím manažery na všech úrovních pracovat s lidmi tak aby firmu vnímali jako součást svého života, aby jejich práce byla efektivní, smysluplná a naplňovala potřeby firmy i jich samotných.

více o autorovi
články autora

Mgr. Petr Hlušička

Mgr. Petr Hlušička

Odborný psycholog zabývající se především aplikovanou psychologií v oblasti lidských zdrojů.

více o autorovi
články autora

PhDr. Jan Drahoňovský

PhDr. Jan Drahoňovský

Psychologické poradenství v rámci firmy i osobního života, školení, semináře

Témata: Komunikační pasti a bariéry, přesilové hry a manipulace, stresové zatížení, propojení práce a osobního života, existenciální dilemata apod.

více o autorovi
články autora


© 2018 Firemní sociolog | ISSN 1805-6520