3. 2. 2014 PhDr. Jan Drahoňovský
Proč ty nejlepší nápady přichází ve vaně nebo při joggingu? Protože v těchto chvílích nezvoní telefon, okolo nás se neválí papíry, o kterých si nejsme jisti, co v nich je, nemáme před sebou blikající monitor, na kterém neustále vyskakují e-maily, a nemáme celý stůl polepený různobarevnými lístečky. Také na nás ze všech koutů neútočí všudypřítomný nepořádek, o kterém jsme se už dávno rozhodli, že ho „jednoho krásného dne“ uklidíme…
„Pořádek je pro blbce, inteligent zvládne chaos.“ Toto heslo svého času oblíbené zejména u adolescentů, kteří si je nalepili na dveře svého pokojíku, aby ještě více podráždili své rodiče, si mnozí přenášejí i do dospělého života. A pak se diví, že nic nestíhají… A jak chtějí kontrolovat celou firmu, když nejsou schopni mít pod kontrolou ani svůj psací stůl?
Pokud jste někdy měli možnost posadit se do kokpitu stíhacího letadla, možná vás překvapil absolutní pořádek, funkčnost a sofistikovanost ovládacích prvků a taky, že naprosto nic tam nebylo navíc. Pilot se musí soustředit pouze na úkony přímo související s letem a nesmí se rozptylovat zbytečnostmi, jinak hrozí havárie! Proč by se vaše kancelář nemohla stát takovým kokpitem, ze kterého budete řídit váš „let”?
Minule jsme se pustili do hrubého úklidu kanceláře. Poté, co jsme vyházeli nepotřebné poličky, skříňky a nástěnky se sto let starými fotkami, zjistili jsme, že v šuplíkách a ve skříních máme spoustu věcí. Nepodléhejte slabosti a nestrkejte to zpátky s tím, že se na to jednou podíváte a přeberete to. Udělejte to hned! Je až hanebné, kolik publikací, prastarých časopisů, které dotyčný nikdy neotevře, se ukrývá v útrobách skříní a knihoven. Zbavte se toho. Pokud nejste zrovna archivář, pochybuji, že byste někdy měli tolik času, že byste si v práci četli padesát let staré knihy.
Při tom všem si přichystejte obyčejný linkovaný papír A4 a funkční propisku (nejlepší pracovní pomůcka vůbec) a během této činnosti si poznamenejte veškeré úkoly, které je třeba udělat v souvislosti s vaší kanceláří.
Šuplíky je třeba naprosto nekompromisně obrátit dnem vzhůru, vytřít hadrem a potom se probrat „poklady”, které se tam nashromáždily. Je mi znám doložený případ, kdy obsah psacího stolu v jedné kanceláři nebyl vyklizen po dobu minimálně čtyřiceti let! Asi si dovedete představit, jak to tam vypadalo. Jakmile budete muset sáhnout do stolu a přehrabovat se haldou papírů, na kterých, nedej bože, jsou nějaké úkoly, budete mít tendenci se tomu vyhýbat jak čert kříži. Nuže, vyházejte všechny rozbité propisky nebo takové, do kterých nemáte náplně (pokud chcete náplně koupit, napište si to na seznam úkolů a pak to do týdne udělejte, jinak to nemá cenu). V zásuvkách u psacího stolu by měly být jenom věci, které potřebujete k ruce každý den nebo každý týden (nikoli však nevyřízené úkoly). Pokud je potřebujete méně často, dejte si je do skříně podle nějakého klíče (vysvětlím později). Pokud je nepoužíváte nikdy, vyhoďte je! To je velmi užitečná pomůcka pro rozhodování, co máte dělat. A co věci, které sice nepoužíváte, ale jste přesvědčeni, že byste je měli mít dobře uložené (např. diář z loňského roku)? Ano, je dobré je založit, ale buďto do nějaké (označené) krabice nebo opět do fochu ve skříni, kde slouží k archivaci. V žádném případě ne do šuplíků, které máte po ruce. To je váš kokpit, a tam nesmí být nic zbytečného, nebo ztratíte kontrolu nad svým letem!
Na nástěnce (potřebujete ji opravdu, nebo by tam lépe slušel nějaký akvarel či fotografie v rámu?) by měly být pouze aktuální věci, které potřebujete mít dennodenně na očích. Cokoli, co potřebujete mít na očích pouze občas, je dobré si uložit do svého funkčního kartotéčního systému (více o tom později).
Pokud máte v kanceláři nefunkční PC techniku (různé kabely, staré modemy apod.), neprodleně je vraťte do skladu, nenechte se zavalit nefunkčními věcmi! Pokud tam máte rozbitou techniku, kterou máte v plánu (už rok) nechat opravit, máte dvě možnosti: Buďto si okamžitě sepište kroky nutné k opravě (např. zjistit si na interntetu, kde je opravna, zavolat tam a domluvit se, odvézt to tam) a pak to do týdne udělejte. Nejste-li si jisti, jestli to do týdne jste ochotni udělat, dotyčnou věc nekompromisně vyhoďte, protože byste to neudělali nikdy.
Další vylepšení stávajícího vás jistě napadnou již samy od sebe. Jsem si jist, že je spousta věcí ve vašem pracovním prostoru, kde trávíte nemalou část svého života, které vás již dlouho štvou, nebo které by stálo za to zefektivnit, zmodernizovat či zkrášlit. Takto vynaložená energie se vám vrátí minimálně desetinásobně, protože se budete lépe cítit a své pracovní prostředí si zformátujete právě pro sebe, a zakusíte tak pocit kontroly a zároveň osvobození.
A příště si povíme něco o tom, jak dostat pod kontrolu svůj počítač.
Tímto tlačítkem nám dáte vědět, že se vám článek líbil. Nejde o sdílení na sociálních sítích.
