8. 9. 2014   PhDr. Jan Drahoňovský

V managementu je projekt definován jako: „časově ohraničené úsilí, směřující k vytvoření unikátního produktu nebo služby“. V této obecně přijímané definici jsou klíčové zejména omezení projektu v čase a jedinečnost jeho výstupů, protože právě tyto charakteristiky ho odlišují od procesu. Vedle času a cíle je projekt ohraničen také zdroji které jsou pro jeho realizaci k dispozici. Projektem tedy, alespoň v pravém smyslu toho slova, není činnost, u které není jasně definován její konec, a to jak z pohledu času (kdy činnosti skončí), tak z pohledu výstupu (čeho bude činností dosaženo). Projektem rovněž není činnost, která sice předchozí omezení naplňuje, ale je realizována opakovaně nebo podle již dříve provedeného a ověřeného postupu.“ (Wikipedia)

Tento díl je zaměřen na „projekty všedního dne“, nikoli na takové superprojekty, jako je stavba rodinného domu či vybudování nové firmy. Základním principem je, že pokud se rozhodneme něco vykonat (a není to nic malého, co bychom zvládli za dva dny), je potřeba si práci rozkouskovat tak, abychom neustále, třeba jen drobnými krůčky, směřovali k cíli, tedy abychom každý týden udělali aspoň malou část projektu. 

K tomu je třeba nejprve vymyslet úkoly, ze kterých se projekt vlastně skládá. To není nic jednoduchého! A k tomu nám docela dobře mohou posloužit myšlenkové mapy – bohatě postačuje metoda tužka-papír. (Využívání myšlenkových map by si zasloužilo vlastní článek.) Jenže myšlenková mapa sama o sobě nám zprostředkuje pouze představu toho, co je třeba opravdu udělat. Sama o sobě nestačí, k tomu je zapotřebí si sestavit seznam úkolů a kroků. Můžete jej vytvořit ve Wordu jako osnovu nebo jen rukou na list papíru. Je to vážně jedno, hlavně abyste jej měli. A nebojte se seznam k projektu předělat, kdykoli to uznáte za vhodné. Projekt je plánem, který se přirozeně časem upravuje, není to betonová konstrukce.

K úkolům si zadejte časový rámec (např. týden nebo měsíc), v němž by měly být hotové. Buďte při tom realističtí, nesnažte se vše zvládnout hned, protože krom tohoto projektu zřejmě budete muset dělat i spoustu jiných věcí. A příliš si nelamte hlavu s tím, jestli máte podchyceno vše. Zejména v počátečních fázích budete asi hodně tápat, co vše má být vlastně vykonáno (zejména, děláte-li něco podobného poprvé). Nesnažte se o dokonalost. A pak si vyberte jeden úkol, třeba ten, který se zdá být nejsnazší, a zapište si jej do svého týdenního seznamu. A teprve potom k němu začněte rozpracovávat jednotlivé kroky. Nikdy totiž dopředu nevíte, co se všechno objeví. V časovém horizontu jednoho týdne je docela slušná šance, že jeden úkol o několika krocích zvládnete. Co když ne? Důvodů může být několik:

Možná jste si jen špatně definovali kroky a je třeba je rozdělit na ještě jemnější krůčky, které jsou snadno uchopitelné. Anebo se jedná ve skutečnosti o úkoly dva. Zapojte selský rozum a ukrojte si z mamuta jenom tak velkou porci masa, jakou jste reálně schopni během týdne zpracovat. Nejsme roboty, máme své limity a týden není nafukovací. Pokud byste měli tento úkol hotový příliš rychle (třeba již v pondělí), raději bych se zaměřil na jiné projekty a úkoly z jiné oblasti (vždycky se najdou úkoly, které jste už dlouho odkládali), než abyste se pustili do dalšího úkolu a pak se nervovali, že to do pátku nestihnete. Vždyť, co je lepší? Odcházet na konci týdne s pocitem dobře zvládnuté části projektu, anebo vystresovaní z rozdělané práce? Čas stejně neošálíte, ten bude vždy pracovat proti vám. Ale pokud dodržíte tento postup, uvidíte, že i velmi složitý a dlouhodobý projekt se „bude dělat jakoby sám“.

Hodně zdaru!

P.S. Sám se v současnosti věnuji mj. projektu „Rigorózní práce“ a  můžu říci, že v záplavě běžných úkolů a dalších projektů opravdu není jednoduché si čas na to najít (obzvláště když u tohoto druhu činnosti potřebuji vždy minimálně hodinový nerušený blok, abych se mohl plně ponořit do problematiky). Ale i když to je obtížné, prakticky každý den udělám kousek, a práce „se píše sama“ - kupodivu přesně v souladu s časovým plánem, který jsem si vymezil na konci minulého roku.