5. 5. 2014 PhDr. Jan Drahoňovský
Minule jsme si ukázali, jak přistupovat k problémům, a zjistili jsme, že z problémů nám zpravidla vyvstávají úkoly, které jsou navíc rozdělené do dílčích kroků. To by samo o sobě nezpůsobovalo potíže, nebýt jedné věci - naší omezené mentální kapacity.
Pokusy v počátcích vědecké psychologie ukázaly, že naše vědomí umožňuje udržet naráz pouhých sedm (plus minus dva) objekty, a to ještě po značně omezenou dobu (okolo dvou minut). Do dlouhodobé paměti se přesune pouze to, na co se intenzivně soustředíme, nebo, co je pro nás zajímavé (např. eroticky podbarvené historky). Je vám asi jasné, že většina pracovních úkolů není nijak zvlášť lákavá. Co se asi stane, když se budeme spoléhat jen na svou paměť? Budeme mít (podvědomě) tendenci to zapomenout. To je ovšem jistá cesta ke stresu a možná i pořádnému průšvihu. Budeme potřebovat systém na zaznamenání úkolů, jinak riskujeme, že se nám za chvíli vypaří z hlavy a budeme to muset vymýšlet celé znovu. Zaznamenat ano, jenže jak?
Zásadní chybou je přiřazovat úkoly ke konkrétnímu dni v diáři. To nefunguje. Většina úkolů má celou řadu kroků, které často není možné nebo vhodné vykonat v jeden konkrétní den. Tyto kroky je užitečné si rozepsat, abychom je nemuseli vymýšlet pokaždé znovu, ale rovnou je udělali. Zásadní otázka, kterou bychom si měli u každého úkolu položit, zní: Jaký je první krok? A další?...
Lidé si také mnohdy nevědí rady s kontexty, ve kterých přirozeně uvažují: kontext místa (práce, doma, město, auto…), času (okamžitě, dnes, do konce týdne, průběžně, zatím ne), popř. kontext rozdělaných projektů.
Co s tím? Nabízí se v zásadě tři možnosti (popř. jejich kombinace):
- Sepsat si úkoly týkající se nějakého rozumného časového úseku. Zdá se, že nejlépe lidé rozumí úseku jednoho pracovního týdne. Je to dobře ohraničený rámec, a ze zkušeností již víte, co se během týdne dá zhruba stihnout. Potom si můžete vytvořit týdenní seznam úkolů a kroků k nim a v pátek odpoledne zkontrolovat, jak jste na tom.
- Též si můžete vyhotovit několik seznamů úkolů podle kontextu místa, např. Pochůzky, telefonáty, napsat, auto, kontrola, město, atd., které musíte dejme tomu do konce měsíce vykonat. Schválně, kdy si vzpomenete, že máte koupit náplně do propisovaček? Když jste ve městě a máte čas? Ani omylem! V kanceláři, když potřebujete něco zapsat. Těchto kontextů by mělo být co nejméně, doporučuji maximálně sedm podle vašich každodenních potřeb.
- Třetí možností je vytvořit si seznam ke každému projektu, na kterém pracujete (výhodné, pakliže vykonáváte více časově ohraničených a jasně definovaných projektů). V takovém případě si vytvořte ještě jeden seznam pro quassiprojekt "Rutina", kam si zapíšete všechny kroky, které přímo s žádným projektem nesouvisí, ale stejně je musíte vykonat.
Který z těchto systému zaznamenání je nejlepší? Žádný. Záleží na tom, jaká je podstata vaší práce. Pokud jste např. často v terénu a k počítači se dostanete jen jednou za čas, napište si seznam "PC" pro všechny činnosti, které můžete vykonat pouze na počítači (kontext místa). Pokud je vaše činnost víceméně rutinní, bude pro vás asi nejvhodnější týdenní seznam úkolů, kdy si rozvrhnete ty snadné např. na dobu, kdy vám to moc nemyslí, a na "výzvách" budete pracovat v době, kdy býváte nejméně rušeni. Pokud řídíte více různých projektů a děláte jen málo rutiny, potřebujete mít přehled o všech úkolech a jednotlivých krocích v rámci projektů.
Já osobně používám nejvíce týdenní plánování, protože mi dává relativní svobodu a zároveň řád. K tomu mám ještě kontrolní seznamy k několika mým projektům, znichž si pokaždé zapíši do svého týdenního seznamu jeden nebo dva aktuální kroky. Tím pádem se nesnažím celý projekt zvládnout naráz, ale vždy jen jednotlivý krok, což zpravidla není až taková fuška.
A jak by takový seznam měl vypadat? Měl by být přehledný a zároveň by vás mělo bavit s ním pracovat. Také byste ho měli mít po ruce ve chvíli, kdy ho potřebujete. Pro začátek vám nejlépe poslouží obyčejný linkovaný papír, popř. vytištěná šablona z Wordu (jako např. tato).
Zkuste si do tohoto seznamu zapsat všechny kroky, které byste měli vykonat tento týden. A to jak pracovní, tak mimopracovní záležitosti, jak vám vyskakují v hlavě. Tento seznam má tu výhodu, že se kdykoli dá doplnit o další položky. Pokud vás napadne něco, co byste měli udělat, ale ne tento týden, napište si to na jiný list papíru, bude se vám hodit později.
Máte to? Jak se cítíte? Zpravidla by se vám mělo ulevit. Pokud ne, možná jste své úkoly málo rozpracovali do jednotlivých kroků, nebo jste si toho naložili příliš mnoho. Jak s tímto seznamem pracovat, abyste z toho měli radost a ne neklidné spaní, vám poradím příště.
Tímto tlačítkem nám dáte vědět, že se vám článek líbil. Nejde o sdílení na sociálních sítích.
