1. 12. 2014   PhDr. Jan Drahoňovský

Na archivování si vyhraďte samostatný prostor odděleně od vašich úkolů. Zpravidla postačuje běžná kancelářská skříň s typizovanými fochy bez dvířek. Bude-li mít dvířka, nebude se vám je chtít otvírat a dokonce riskujete zranění (obzvláště zákeřná jsou skleněná s ostrými rohy). Tato skříň by měla být pokud možno v dosahu vaší ruky. Protože většina toho, co potřebujete archivovat, je ve formátu A4, budete také potřebovat dostatečné množství šanonů. Kolik? Deset by do začátku mohlo stačit. Pokud možno se vyhněte závěsným šanonům a pořiďte si otevřené. Dále potřebujete větší počet složek a lepicí štítky. Osobně preferuji barevné prešpánové složky (které jsou ale bohužel dražší). U těchto složek doporučuji odstřihnout horní klopu. 

Do složek byste měli dát tematicky právě jednu věc. Nelámejte si příliš hlavu s tím, k jaké oblasti vaší práce či budoucímu projektu tato záležitost přísluší. To se může snadno časem měnit. Štítek nalepte do levého horního rohu a popište jasně a srozumitelně, např. „Články v novinách“; „Reklamace“; „Zákazníci“; „Nápady“; „Úkoly vyřízené“; apod. Do těchto složek si dejte jen ty materiály, které jsou skutečně důležité, nikoli např. průvodní dopis, v němž není nic podstatného. Pokud máte časopis a v něm zajímavý jeden článek, neskladujte zbytečně celý časopis, ale článek si vystřihněte, secvakněte sponou a založte do složky Články. Pokud zjistíte, že např. reklamací máte tolik, že se vám do jedné složky nevejdou, snadná pomoc: Jednoduše po zaplnění složky vytvořte další „Reklamace II“ a pokračujte. Budete je mít srovnané hezky podle data. 

Když máte takto označené všechny složky a zařazené do nich potřebné materiály, dáme je do šanonů a ty si popíšeme. Nejvíce se osvědčuje popsat si je písmeny, např. A – C; D – F; atd. Tento způsob může někomu připadat nepřirozený, protože vedle sebe můžete mít natolik nesourodé složky jako seznam zákazníků a plány na stavbu domu, ve skutečnosti naše vědomí nerozlišuje mezi pracovními úkoly a „životem“, jednoduše řeší zrovna to, co je zrovna z nějakého důvodu důležité. Složky pojmenujte co možná nejvýstižněji a pokud možno jedním slovem. „Seznam zákazníků“ není vhodný, daleko lepší je „Zákazníci – seznam“ nebo jenom „Zákazníci“. Podle klíčového slova pak složku okamžitě vylovíte, i kdybyste měli spisů plnou místnost. Stačí pečlivě označovat a zakládat. Ano, opět jsme u sebedisciplíny, která se prolíná celým time-managementem jako červená nit. 

Pravidlo palce: Nikdy, opakuji, nikdy, nedávejte do skříně určené k archivování nevyřízené úkoly! Dovoleno je mít tam materiály potřebné k provedení úkolů, nikoli úkoly samotné. Vaše aktuální úkoly by měly být na stole, nejlépe v otevřeném zásuvkovém boxu. Naopak, materiály k projektu, na kterém v daném momentu nepracujete, uložte do příslušného šanonu. Pro aktuálně rozjetý projekt mějte vyhrazen samostatný šanon s několika složkami a podle potřeby si z nich berte, co zrovna potřebujete k práci. Poté je zase ukliďte na své místo.

Může se stát, že máte nápady na projekty, ale nevíte, jestli je někdy uskutečníte. Vše potřebné (myšlenkové mapy, články, návrhy a náčrty) si dejte do složky a označte si ji výstižně a pokud možno jednoslovně, nikoli jako projekt (to je zavazující). A pak to nechte být. Jednou ročně (doporučuji období mezi vánočnímí svátky) si důkladně projděte veškerý obsah skříně. Nepotřebné vyhoďte. Je tam něco, co by se mohlo stát uskutečněným projektem? Napište si to do svého plánu na příští rok, a hned si můžete určit i úkol, kterým chcete začít, do týdenního plánu. Nesnažte se dělat mnoho projektů naráz, ať nevyhoříte, raději si vyberte jeden, z něhož máte intuitivně dobrý pocit, a ten si vytáhněte. Ostatní nechte v klidu spát. Nebojte, neztratí se, až bude třeba, sáhnete – však už víte kam.

Pokud chcete být lepší než většina okolo vás, budete se muset naučit jednu důležitou věc – soustředit se na podstatné. Vaše mysl nechť je jako samurajský meč – ostrá, rychlá a mířící rovnou k jádru věci. Cokoli vás bude rozptylovat, otupí váš břit, zpomalí vaši reakci a odvede sek jinam, než jste zamýšleli. To je ústřední myšlenka celého mého seriálu. Namísto marných pokusů snažit se ovládnout chaos, doporučuji zavést si do života pořádek. Nebojte, nebudete jím svázaní, život vás stejně něčím překvapí a budete muset improvizovat. Ale není nad to, když se vás šéf zeptá, jak jste tenkrát před půl rokem řešili reklamaci XZX, vy jenom sáhnete do skříně s šanony a bez zaváhání vytáhnete příslušnou složku a uvedete věc na pravou míru. A pak se s klidem můžete vrátit ke své práci.

Přeji vám příjemné prožití svátků a hladký vstup do nového roku s jasnou myslí a odhodláním!